Il existe une multitude d'outils d amélioration que les entreprises utilisent pour structurer le processus d'identification et d'action sur les opportunités d'amélioration. Vous connaissez peut-être Six Sigma, Kaizen, Lean, Toyota Production System, etc. Bien que ces méthodologies diffèrent, le fondement de chacune d'entre elles est le modèle d'amélioration continue.
Le modèle d'amélioration continue reflète l'idée que les organisations doivent apporter des améliorations progressives aux services, aux produits et aux processus. Il s'applique à tous les secteurs et à toutes les tailles d'entreprise. Six principes centraux le guident :
Principe 1. Les améliorations sont basées sur de petits changements plutôt que sur des changements majeurs de paradigme ou de nouvelles inventions.
Ce concept est essentiel, car les changements importants sont souvent effrayants et déstabilisants pour les organisations. En abordant le changement par petites étapes progressives, le modèle d'amélioration continue réduit le facteur de peur et augmente la vitesse d'amélioration. En suivant ce plan d'action, l'organisation n'a pas besoin d'attendre un changement stratégique ou la sortie d'un nouveau produit pour commencer l'amélioration des processus.
Toute idée qui élimine le gaspillage, accélère les temps de production, réduit les défauts ou permet aux employés de développer de nouvelles compétences, mérite d'être explorée. En outre, cette approche ouvre la porte à l'examen de propositions à petite échelle visant à améliorer les processus et à permettre aux employés de faire leur meilleur travail.
Principe 2. Les idées des employés sont précieuses
Le modèle d'amélioration continue s'appuie largement sur les employés, et pas seulement sur la direction, pour identifier les possibilités d'amélioration. Cette amélioration ascendante est efficace, car les employés sont les plus proches des problèmes et sont donc mieux équipés pour les résoudre.
Lorsque vous pensez à ces deux principes, pensez à la valeur de l'engagement de votre personnel. Si vous demandez à tous les membres de l'organisation des idées pour créer une nouvelle ligne de produits ou révolutionner la façon dont ils s'occupent de leurs patients, vous n'obtiendrez rien ; les membres du personnel sont concentrés sur leur travail quotidien. Les membres du personnel sont concentrés sur leur travail quotidien et, naturellement, ne peuvent pas proposer d'idées monumentales sur un coup de tête.
Au lieu de cela, demandez aux gens quelle amélioration ils pourraient apporter pour leur faire gagner 5 minutes par jour. Ensuite, donnez-leur les moyens de mettre en œuvre cette amélioration et de la diffuser à tous les autres membres de l'organisation qui appliquent le même processus. De cette façon, vous pouvez prendre une petite idée que n'importe qui peut avoir et lui donner un impact significatif. Par exemple, disons que vous obtenez une idée de dix employés, chacune d'entre elles leur faisant gagner cinq minutes par jour. Cela fait dix idées. Partagez ces dix améliorations avec cent autres employés, de sorte que chacun d'entre eux gagne désormais cinquante minutes par jour (10 idées x 5 minutes chacune).
En demandant aux gens une petite idée qui leur fait gagner 5 minutes par jour et en propageant leurs idées dans l'organisation, vous êtes sur le point d'économiser 3,4 ANS de main-d'œuvre grâce aux idées de seulement dix personnes. Imaginez combien vous économiseriez si vous étendiez la "demande" d'une idée de cinq minutes à toute votre organisation !
Une autre façon d'encourager les employés à repérer les opportunités et à mettre en œuvre des améliorations est de demander : "Qu'est-ce qui vous dérange ?"
La plupart des plaintes impliquent un écart entre l'état actuel et l'idée que l'employé se fait de la façon dont les choses devraient être. Parfois, le grief comprend une recommandation spécifique. Elle peut ressembler à quelque chose comme : "S'ils faisaient simplement X, Y et Z, le problème serait résolu". Parfois, aucune solution n'est incluse. Vous pourriez entendre : "Il doit bien y avoir quelque chose à faire pour régler ce problème !".
Avez-vous remarqué le mot clé dans chacun de ces exemples ? Ils. Lorsque les employés sont déresponsabilisés et déconnectés du processus d'amélioration, tout ce qu'ils peuvent faire est d'attendre que "Ils" (la direction) reconnaissent et corrigent les problèmes. Lorsque cela ne se produit pas, il est naturel (et probablement sain) que les gens expriment leur frustration.
Les dirigeants qui adoptent le modèle d'amélioration continue n'ont pas peur des plaintes des employés.
Bien au contraire, ils les considèrent comme des opportunités d'amélioration. Si un membre de l'équipe remarque quelque chose qui ne va pas et en parle, c'est une bonne chose. Recueillir les idées des employés est le début du cycle d'amélioration. Les entreprises qui ont une culture de l'amélioration vont encore plus loin. Elles donnent aux employés un processus pour rapporter et agir sur les idées pour économiser de l'argent, améliorer les processus, satisfaire les clients et améliorer la qualité. De plus, elles fournissent des systèmes et une structure pour ce faire, et elles reconnaissent ceux qui contribuent à améliorer l'organisation, une petite initiative à la fois.
Principe 3. Les améliorations progressives sont généralement peu coûteuses à mettre en œuvre.
Les employés ont tendance à se concentrer sur les petits changements qui peuvent être réalisés sans trop de frais. En fait, de nombreuses idées émises par les employés impliquent l'élimination d'étapes de processus plutôt que leur ajout, ce qui est un excellent moyen de s'assurer que chaque activité apporte une certaine valeur ajoutée au client et réduit le gaspillage d'efforts.
Principe 4. Les employés s'approprient le projet et participent à son amélioration
Il est difficile d'amener les gens à changer la façon dont ils ont toujours fait les choses. Savez-vous ce qui rend les choses plus faciles ? Mettre en place des changements qui viennent des premières lignes. Lorsque les gens ont des idées pour améliorer leur propre travail, ils perçoivent intrinsèquement la valeur des changements. Le fait de savoir que les améliorations proviennent de leurs pairs les incite à croire en la nécessité de ces changements.
En faisant participer votre personnel au modèle d'amélioration continue, vous lui donnez les moyens de prendre en charge son propre travail (mais vous l'aidez en tant que leader). Ainsi, ils sont en mesure d'identifier les problèmes ou les possibilités d'amélioration, de mettre en œuvre leurs idées, de s'attribuer le mérite de leur travail et de constater un impact mesurable de leurs efforts. De cette façon, la seule charge de l'amélioration et de la gestion des processus n'incombe plus aux responsables, qui peuvent consacrer leur temps à encadrer plus efficacement le personnel sur les techniques d'amélioration et à éliminer les obstacles à la mise en œuvre des changements.
Comme le modèle d'amélioration continue s'appuie sur les idées d'amélioration des employés, ces derniers s'investissent davantage dans les résultats du changement, ce qui accroît leur engagement. Cela augmente les chances d'une amélioration réussie et durable. L'amélioration de l'engagement des employés a également un impact positif sur la rétention, le service à la clientèle, la qualité des produits et le recrutement.
Principe 5. L'amélioration est une réflexion
Le retour d'information constant est un aspect essentiel du modèle d'amélioration continue. À chaque phase de l'exécution d'une amélioration, une communication ouverte est essentielle à la fois pour les résultats finaux de l'amélioration et pour le maintien de l'engagement des employés.
Il est vrai que cela est difficile à réaliser dans une culture d'amélioration traditionnelle. Les coachs n'ont pas la visibilité nécessaire pour se tenir au courant des travaux d'amélioration de chacun. Les hauts dirigeants ne peuvent pas s'engager sans y consacrer beaucoup de temps, les réunions sont difficiles à planifier et la communication est noyée dans les boîtes de réception.
Les organisations qui ont une approche plus moderne de l'amélioration utilisent un logiciel d'amélioration continue pour améliorer la visibilité et la collaboration au sein de l'équipe, ce qui permet aux coachs d'accéder aux rapports dont ils ont besoin pour évaluer les performances et cibler le coaching. Les hauts dirigeants peuvent suivre les améliorations qui leur importent et s'engager rapidement et facilement. Les employés peuvent obtenir l'aide dont ils ont besoin auprès de leurs responsables sans avoir à attendre une réunion ou un courriel. Essentiellement, le logiciel d'amélioration continue met tout le monde sur la même longueur d'onde en améliorant la visibilité et en rationalisant la communication.
Un autre grand avantage d'une plate-forme d'amélioration est la possibilité de diffuser les succès de l'amélioration à toute l'organisation. Lorsque les gens voient les autres reconnus et récompensés pour leur travail, ils ont tendance à redoubler d'efforts.
Principe 6. L'amélioration est mesurable et potentiellement reproductible
Il ne suffit pas d'apporter un changement et de l'appeler une amélioration. Pour obtenir un réel succès, l'impact du changement doit être mesuré. Cela permet de déterminer si le changement peut être appliqué avec succès à d'autres problèmes. Prouver un retour sur investissement positif permet également de maintenir l'organisation en phase avec l'amélioration.
L'amélioration peut être mesurée (le plus facilement avec un logiciel) en termes d'économies de coûts, de revenus, de délais de mise sur le marché, de satisfaction du client, d'incidents de sécurité, de recouvrement, de réduction des défauts, ou presque tout autre indicateur de performance clé pour votre organisation.
Intégrer l'amélioration continue dans la culture d'entreprise est une approche excellente et rentable pour relever les défis les plus complexes d'une organisation. Lorsqu'elle est soutenue par une technologie d'amélioration, les résultats peuvent être obtenus rapidement et le succès peut être maintenu dans le temps. Pour finir, nous vous proposons ci-dessous, notre livre blanc sur les innovations industrielles les plus prometteuses, un sujet étroitement lié avec l’amélioration continue.
